O Processo de implantação de um sistema passará por varias etapas
Acompanha abaixo algumas etapas que devem ser seguidas para facilitar o processo
Resumo do Processo de uma Implantação de Sistema
1) Primeiro contato
Agendamento de uma data, horário e dia para a reunião inicial, com o objetivo de apresentar o sistema e conhecer melhor a empresa, suas operações e necessidades.
2) Reunião de demonstração
Nesta primeira visita, buscamos entender todos os detalhes da empresa, incluindo seus desafios, necessidades e falhas, além de apresentar as possíveis soluções para a contratação de um novo sistema ou para a implementação do primeiro sistema.
3) Avaliação
Após a reunião inicial, é realizada uma pré-análise técnica, abrangendo hardware, infraestrutura de rede e práticas administrativas, com o objetivo de identificar as necessidades de conversão de dados e ajustes nas rotinas específicas. Nessa fase, interagimos com todos os setores da empresa para levantar questões relacionadas a falhas e necessidades gerais.
4) Fechamento e contrato
Se tudo estiver conforme o esperado e a nossa ferramenta atender plenamente às necessidades do cliente, chega o momento da avaliação financeira, que inclui a definição de quantidades de licenças, módulos, número de usuários e toda a estrutura do sistema para os diversos setores. Após a aceitação da proposta pelo cliente, iniciamos a fase de fechamento, com a assinatura do contrato.
5) O Início
Após a definição dos aspectos financeiros e a concordância sobre todos os detalhes, chega o momento de agendar o início do processo, que inclui a migração e conversão da base de dados anterior, além da instalação do sistema. Esta fase é crucial e requer total atenção, com a plena disponibilidade do cliente, da área responsável e do contador, para garantir que todas as necessidades tributárias sejam ajustadas de forma adequada. Embora o processo possa levar alguns dias, nos comprometemos a assegurar que o cliente consiga emitir Notas Fiscais já no primeiro dia, de forma simplificada, para que não haja interrupção no faturamento.
6) Parametrizações
Será necessário um tempo para parametrizar o sistema em cada setor e para cada usuário, configurando as características técnicas detalhadas para o início do uso. Esta é a fase mais crítica, pois qualquer erro aqui pode se transformar em um grande problema no futuro.
7) Treinamento
Após a parametrização correta, ajustes nas licenças de usuários, ajustes fiscais e tributários, e centenas de configurações, chega o momento do treinamento inicial dos usuários, especialmente aquele que será responsável pela emissão das notas fiscais. Em seguida, será agendado o suporte para todos os envolvidos, incluindo os proprietários da empresa, caso desejem participar.
Sabemos que a implementação de um sistema, seja para uma empresa que ainda não possui um ou para aquelas que desejam substituir o sistema atual por diversos motivos, é um processo desafiador. Esse processo pode ser simples em alguns casos, mas, na maioria das vezes, envolve complexidade. A seguir, apresentamos as 8 etapas fundamentais para uma implantação bem-sucedida.
8) Primeira nota
Após tudo estar pronto, emitiremos a primeira nota fiscal. Juntamente com o setor responsável e o contador da empresa, validamos e avaliamos se tudo está correto, verificando se as configurações tributárias foram ajustadas corretamente. Assim, o sistema estará pronto para seguir emitindo as vendas. Os próximos passos serão de extrema importância, abrangendo áreas como o financeiro, planos de contas, integração com bancos, emissão de boletos, PDV, pedidos, compras e muito mais.
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